Hinweisgeberschutzgesetz - alles was Sie wissen müssen!

Wir bieten Ihnen als Komplettanbieter die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Bereich Hinweisgeberschutz nach den europäischen und nationalen Vorgaben.

Was bedeutet "Komplettanbieter"?

Mit Beginn der Tätigkeit als externe Ombudspersonen lernen wir Ihr Unternehmen durch ein Audit kennen und im Anschluss erfolgt die digitale Einführung des Hinweisgeberschutzsystems sowie die Begleitung bei der Etablierung von Prozessen zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben.

Wir bieten Ihnen neben den technischen Hilfsmitteln wie der Hinweisgebersoftware alle Dienstleistungen rund um den Hinweisgeberschutz, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Hierzu gehören die Annahme von Meldungen auf allen Kommunikationskanälen, auch anonym. Neben der Prüfung und Bewertung kommunizieren wir über ein anonymes Postfach mit dem Hinweisgeber, bereiten Entscheidungsvorlagen für Sie vor und begleiten Sie (nach Freigabe/ exklusive) mit Fachexperten bei einer relevanten Meldung. Hinzu kommt die Einhaltung aller Dokumentationspflichten bis hin zur DSGVO-konformen Archivierung und Löschung.

Was passiert, wenn Sie in einem relevanten Fall Rechtsberatung benötigen?
Das besondere ist, dass wir in einem relevanten Fall für nahezu alle Anwendungsbereiche einen Fachexperten in unserem Netzwerk haben, der Sie auf Wunsch begleitet. Das schont Ihren Geldbeutel, da diese nur nach Ihrer Freigabe tätig werden. Dabei handelt es sich um Fachanwälte:Innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Steuerberater:innen und weitere Spezialisten aus dem Bereich IT, Datenschutz und weiteren, entsprechend den gesetzlich relevanten, Anwendungsbereichen.

Mit Beginn unserer Zusammenarbeit werden auch Prozesse zum Hinweisgeberschutz in Ihrem Unternehmen notwendig. Hierbei unterstützen wir Sie bei der Etablierung der Unternehmenskultur, räumen Vorbehalte aus wie z.B., das ein Hinweisgebersystem keine „Verpetzer-Hotline“ und De­nun­zi­an­ten­tum fördert, sondern die Erhaltung der ethischen und moralischen Werte des Unternehmens unterstützt. Hierzu werden die Stakeholder einbezogen (Management, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte/r, ggf. Personalabteilung, IT-Abteilung).

Prozesse etablieren

• Wir entwickeln individuelle Prozesse für Ihr Unternehmen, um die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes einzuhalten und die interne Akzeptanz zu fördern.
• Hierzu gehört auch Begleitkommunikation: Wir unterstützen Ihr Unternehmen bei der internen Kommunikation im Zusammenhang mit der Einführung des Hinweisgeberschutzsystems (Intranet-Beitrag, Rundmail etc.).

Hier sind einige mögliche Gefahren:

1. Rechtliche Konsequenzen: Das Verheimlichen von Compliance-Verstößen kann dazu führen, dass das Unternehmen strafrechtlich verfolgt wird. Es kann auch dazu führen, dass das Unternehmen zivilrechtlich belangt wird und Schadenersatz zahlen muss.

2. Reputationsschaden: Das Verheimlichen von Compliance-Verstößen kann dazu führen, dass das Unternehmen einen schlechten Ruf erlangt und dadurch Kunden, Investoren und Geschäftspartner verliert.

3. Verlust von Vertrauen: Das Verheimlichen von Compliance-Verstößen kann das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und anderen Stakeholdern in das Unternehmen schädigen.

4. Einschränkung von Geschäftsmöglichkeiten: Das Verheimlichen von Compliance-Verstößen kann dazu führen, dass das Unternehmen von Geschäftspartnern oder anderen Unternehmen gemieden wird, was die Geschäftsmöglichkeiten einschränkt.

Es ist wichtig, dass Unternehmen Compliance-Verstöße offen angehen und sich an die geltenden Vorschriften halten, um diese Art von Risiken zu vermeiden.

Eine Ombudsperson ist eine Person, die als unabhängiger Ansprechpartner für Mitarbeiter einer Organisation dient, die möglicherweise Missstände oder Verstöße gemeldet haben. Im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz kann eine Ombudsperson dazu beitragen, dass Mitarbeiter, die Missstände melden, geschützt werden und dass die Meldungen ordnungsgemäß bearbeitet werden. Eine Ombudsperson kann auch dazu beitragen, dass die Organisation Missstände frühzeitig erkennt und Maßnahmen ergreift, um sie zu beheben.

Zu den typischen Aufgaben gehören:

Bevor Unternehmen Meldestellen einrichten, besteht häufig Unsicherheit über die zu erwartende Anzahl, Art und Relevanz der eingehenden Hinweise. Eine Studie der Hochschule für Technik und Wirtschaft HTW Chur gibt Antworten: Über alle untersuchten Länder hinweg (Deutschland, Schweiz, Frankreich, Großbritannien) hat im Schnitt jedes Unternehmen ca. 50 Hinweise pro Jahr erhalten, lediglich rund ein Drittel gar keine Meldung. Sogar bei jedem zweiten KMU ging mindestens eine Meldung ein. Generell gilt: Je größer ein Unternehmen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Meldungen eingehen.

Eine Flut an missbräuchlichen Meldungen müssen Unternehmen dabei nicht fürchten. Nur gut 10 % der eingegangenen Meldungen stufen deutsche Firmen als missbräuchlich ein. Rund die Hälfte der Meldungen weist auf einen gehaltvollen, Compliance-relevanten Missstand hin. Die übrigen 40 % sind lediglich aus Compliance-Sicht nicht relevant, weisen aber in der Regel auf andere interne Probleme hin.

Im internationalen Wirtschaftsraum ist grenzüberschreitendes Handeln alltäglich. Hierbei unterstützt Sie unser digitales Hinweisgebersystem mit 24 Sprachen und erfüllt auch hier die gesetzlichen Vorgaben. Folgende Sprachen werden unterstützt: Deutsch, Englisch, Spanisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Portugiesisch, Rumänisch, Bulgarisch, Chinesisch, Dänisch, Estnisch, Finnisch, Griechisch, Japanisch, Lettisch, Litauisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Tschechisch und Ungarisch stehen zur Verfügung.

⇒ Ihr WBX-Vorteil: Weitere Sprachen können problemlos auf Anfrage hinzugefügt werden.

^(Auszug)*
Ein Whistleblower (im deutschen Sprachraum zunehmend auch Hinweisgeber, Enthüller oder Aufdecker) ist der Anglizismus für eine Person, die für die Öffentlichkeit wichtige Informationen aus einem geheimen oder geschützten Zusammenhang veröffentlicht.

Zu den von Whistleblowern offengelegten Missständen beziehungsweise Straftaten gehören typischerweise Korruption, Insiderhandel, Menschenrechtsverletzungen, Datenmissbrauch oder allgemeine Gefahren, von denen der Whistleblower an seinem Arbeitsplatz oder in anderen Zusammenhängen erfahren hat. Im Allgemeinen betrifft dies vor allem Vorgänge in der Politik, in Behörden und in Wirtschaftsunternehmen.

(Quelle: Wikipedia)