FAQ

Was macht die Whistleblowing Experten zum "Komplettanbieter"?

Wir bieten Ihnen als Komplettanbieter die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Bereich Hinweisgeberschutz nach den europäischen und nationalen Vorgaben.

Was bedeutet "Komplettanbieter"?

Mit Beginn der Tätigkeit als externe Ombudspersonen lernen wir Ihr Unternehmen durch ein Audit kennen und im Anschluss erfolgt die digitale Einführung des Hinweisgeberschutzsystems sowie die Begleitung bei der Etablierung von Prozessen zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben.

Wir bieten Ihnen neben den technischen Hilfsmitteln wie der Hinweisgebersoftware alle Dienstleistungen rund um den Hinweisgeberschutz, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Hierzu gehören die Annahme von Meldungen auf allen Kommunikationskanälen, auch anonym. Neben der Prüfung und Bewertung kommunizieren wir über ein anonymes Postfach mit dem Hinweisgeber, bereiten Entscheidungsvorlagen für Sie vor und begleiten Sie (nach Freigabe/ exklusive) mit Fachexperten bei einer relevanten Meldung. Hinzu kommt die Einhaltung aller Dokumentationspflichten bis hin zur DSGVO-konformen Archivierung und Löschung.

Was passiert, wenn Sie in einem relevanten Fall Rechtsberatung benötigen?
Das besondere ist, dass wir in einem relevanten Fall für nahezu alle Anwendungsbereiche einen Fachexperten in unserem Netzwerk haben, der Sie auf Wunsch begleitet. Das schont Ihren Geldbeutel, da diese nur nach Ihrer Freigabe tätig werden. Dabei handelt es sich um Fachanwälte:Innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Steuerberater:innen und weitere Spezialisten aus dem Bereich IT, Datenschutz und weiteren, entsprechend den gesetzlich relevanten, Anwendungsbereichen.

Wie starten die Whistleblowing-Experten nach der Beauftragung?

Ein gut funktionierender Hinweisgeberprozess ist ein hervorragendes Frühwarnsystem, um Risiken im Unternehmen zu identifizieren. Je leichter und geschützter Meldungen abgegeben werden können, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände nach außen dringen. Auf diese Weise leisten Meldekanäle einen wichtigen Beitrag, um Unternehmen vor materiellen und immateriellen Nachteilen wie Image oder Reputationsschäden zu bewahren.

Unter Zugrundelegung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten und Auskünfte werden wir Ihnen ein individuelles Angebot unterbreiten. Dabei erhalten alle Kunden die gleiche Leistung. Lediglich die Unternehmensgröße und damit die Anzahl der Mitarbeiter bestimmt die monatliche Pauschale.

  • Mit Beginn der Tätigkeit als externe Ombudspersonen lernen wir Ihr Unternehmen durch ein Audit kennen und im Anschluss erfolgt die digitale Einführung des Hinweisgeberschutzsystems sowie die Begleitung bei der Etablierung von Prozessen zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Für die Einführung rechnen wir mit einem Aufwand von einem bis zwei Tage (abhängig von Ihrer Unternehmensgröße).
  • Nachdem die Prozesse integriert sind und das digitale System installiert ist, sind unsere Leistungen:
    • Annahme der Benennung zur Ombudsperson
    • laufende Prüfung auf Eingang von Hinweisen (24/365)
    • Bereitstellung der digitalen Prozesse und Systeme
    • Bereitstellung einer Telefon-Hotline (bei Bedarf auch mit Anonymisierung)
    • Bereitstellung von Video-Hotline
    • Ersteinschätzung/ Plausibilitätsprüfung der Meldungen
    • Bestätigung der Meldung an Hinweisgeber in der gesetzlichen Frist
  • Im Falle einer Meldung eines relevanten Hinweises und Ihrer Entscheidung zur weiteren Vorgehensweise, muss entschieden werden, wer die Investigation durchführt.
    • Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
      • interne Ermittlung, z.B. durch Ihre Compliance-Abteilung
      • eigene Rechtsanwälte
      • Rechtsberatung durch unsere FachanwälteInnen, SteuerberaterInnen, WirtschaftsprüferInnen, FachexpertInnen bzw. Begleitung durch unsere Ombudspersonen

⇒ Haben Sie noch Fragen? Setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung.

Welche Prozesse sind im Unternehmen zu etablieren?

Mit Beginn unserer Zusammenarbeit werden auch Prozesse zum Hinweisgeberschutz in Ihrem Unternehmen notwendig. Hierbei unterstützen wir Sie bei der Etablierung der Unternehmenskultur, räumen Vorbehalte aus wie z.B., das ein Hinweisgebersystem keine „Verpetzer-Hotline“ und De­nun­zi­an­ten­tum fördert, sondern die Erhaltung der ethischen und moralischen Werte des Unternehmens unterstützt. Hierzu werden die Stakeholder einbezogen (Management, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte/r, ggf. Personalabteilung, IT-Abteilung).

Prozesse etablieren

  • Wir entwickeln individuelle Prozesse für Ihr Unternehmen, um die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes einzuhalten und die interne Akzeptanz zu fördern.
  • Hierzu gehört auch Begleitkommunikation: Wir unterstützen Ihr Unternehmen bei der internen Kommunikation im Zusammenhang mit der Einführung des Hinweisgeberschutzsystems (Intranet-Beitrag, Rundmail etc.).

Ab welcher Unternehmensgröße ist das Hinweisgeberschutzgesetz anwendbar und verpflichtend?

Unternehmen ab 50 Mitarbeitern und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern werden mit dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten.

Für Unternehmen ab 250 Mitarbeiter gilt diese Pflicht bereits ab Dezember 2021, für Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeiter ist eine Übergangsfrist von 2 Jahren geplant.

⇒ Ihre WBX-Vorteile: Mit der Beauftragung der Whistleblowing-Experten erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben vollumfänglich.

Welche Ziele verfolgt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Ziel des Gesetzes ist es, Hinweisgeber vor Repressalien wie z.B. Kündigungen zu schützen. In der Vergangenheit galten Whistleblower, die interne Missstände in einem Unternehmen oder einer Behörde gemeldet haben, oft als Denunzianten und erlitten Benachteiligungen. Dabei helfen sie doch, größeren Schaden abzuwenden.

 

⇒ Ihre WBX-Vorteile: Ethisches, moralisches und gesetzeskonformes Handeln sind in unserer Gesellschaft in den letzten Jahren zu einem Qualitätsmerkmal geworden. Indem Sie mit den Whistleblowing-Experten Compliance-Verstöße rechtzeitig erkennen oder sogar vermeiden können, verhindern Sie finanzielle Schäden, verhindern Bußgelder und Sanktionen, verbessern die Außendarstellung, stärken das Image als ethisch integres Unternehmen und steigen auch Ihre wirtschaftliche Effizienz. Auch Prüfnormen für Audits werden Sie erfüllen.

Was soll gemeldet werden?

Das Hinweisgeberschutzgesetz gibt klare Vorgaben, Verstöße im Zusammenhang mit bestimmten Rechtsgebieten abzugeben. Diese erläutern die Whistleblowing-Experten hier: Kategorien der Verstöße. Ziel ist es, das ein Missbrauch von Meldungen verhindert wird.

⇒ Ihre WBX-Vorteile: Die Whistleblowing-Experten stellen für nahezu alle Rechtsgebiete Fachanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachexperten (z.B. aus dem Bereich IT), Datenschutzbeauftragte uns sonstige Spezialisten im gesamten Bundesgebiet, um Sie vollumfänglich zu betreuen. Hier finden Sie eine Übersicht: Partner-Netzwerk.

Mit wie vielen Hinweisen muss ein Unternehmen pro Jahr rechnen?

Bevor Unternehmen Meldestellen einrichten, besteht häufig Unsicherheit über die zu erwartende Anzahl, Art und Relevanz der eingehenden Hinweise. Eine Studie der Hochschule für Technik und Wirtschaft HTW Chur gibt Antworten: Über alle untersuchten Länder hinweg (Deutschland, Schweiz, Frankreich, Großbritannien) hat im Schnitt jedes Unternehmen ca. 50 Hinweise pro Jahr erhalten, lediglich rund ein Drittel gar keine Meldung. Sogar bei jedem zweiten KMU ging mindestens eine Meldung ein. Generell gilt: Je größer ein Unternehmen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Meldungen eingehen.

Eine Flut an missbräuchlichen Meldungen müssen Unternehmen dabei nicht fürchten. Nur gut 10 % der eingegangenen Meldungen stufen deutsche Firmen als missbräuchlich ein. Rund die Hälfte der Meldungen weist auf einen gehaltvollen, Compliance-relevanten Missstand hin. Die übrigen 40 % sind lediglich aus Compliance-Sicht nicht relevant, weisen aber in der Regel auf andere interne Probleme hin.

Wie sicher ist das eingesetzte, digitale Hinweisgebersystem?

Zum Start unserer Zusammenarbeit implementieren wir ein digitales Hinweisgebersystem auf Ihrer Webseite oder/ und in Ihrem Intranet. Dieses erfüllt die gesetzlichen Vorgaben wie die Sicherstellung von anonymen Meldungen als der anonyme Dialog mit dem Hinweisgeber. Die Software ist zertifiziert, mehrsprachig (24 Sprachen).

Technisch erfüllt das System ebenfalls die gesetzlichen Vorgaben wie z.B.:

  • DSGVO-konformes Datenhosting bei einem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
  • Isolierte Datenhaltung
  • Ende zu Ende | TLS | Verschlüsselte Datenbank
  • 2-Faktor Authentifizierung
  • Entfernung von Metadaten

Ist das digitale Hinweisgebersystem mehrsprachig?

Im internationalen Wirtschaftsraum ist grenzüberschreitendes Handeln alltäglich. Hierbei unterstützt Sie unser digitales Hinweisgebersystem mit 24 Sprachen und erfüllt auch hier die gesetzlichen Vorgaben. Folgende Sprachen werden unterstützt: Deutsch, Englisch, Spanisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Portugiesisch, Rumänisch, Bulgarisch, Chinesisch, Dänisch, Estnisch, Finnisch, Griechisch, Japanisch, Lettisch, Litauisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Tschechisch und Ungarisch stehen zur Verfügung.

⇒ Ihr WBX-Vorteil: Weitere Sprachen können problemlos auf Anfrage hinzugefügt werden.

Welchen finanziellen Nutzen hat der Einsatz einer Meldestelle?

Die von uns betreuten Unternehmen, die einen finanziellen Schaden durch Compliance-Vorfälle erlitten haben, bestätigen, dass sie einen Teil dieses Gesamtschadens dank Ihrer Meldestelle aufdecken konnten und rechtliche Sanktionen verringert werden konnten. Im Gegensatz dazu müssen Unternehmen ohne Meldestelle neben höheren Schäden auch drastischere, rechtliche Sanktionen verzeichnen.

⇒ Ihr WBX-Vorteil: Neben diesen finanziellen Vorteilen durch den Einsatz einer Meldestelle führen unsere Kunden als nicht-monetäre Vorteile verbesserte Prozesse und stärkeres integres Verhalten, eine geringere Anzahl von Missständen sowie ein gestärktes Image als ethisches und integres Unternehmen an.

Was ist ein Whistleblower/ Hinweisgeber?

(Auszug)*
Ein Whistleblower (im deutschen Sprachraum zunehmend auch Hinweisgeber, Enthüller oder Aufdecker) ist der Anglizismus für eine Person, die für die Öffentlichkeit wichtige Informationen aus einem geheimen oder geschützten Zusammenhang veröffentlicht.

Zu den von Whistleblowern offengelegten Missständen beziehungsweise Straftaten gehören typischerweise Korruption, Insiderhandel, Menschenrechtsverletzungen, Datenmissbrauch oder allgemeine Gefahren, von denen der Whistleblower an seinem Arbeitsplatz oder in anderen Zusammenhängen erfahren hat. Im Allgemeinen betrifft dies vor allem Vorgänge in der Politik, in Behörden und in Wirtschaftsunternehmen.

(Quelle: Wikipedia)

Was bedeutet der § 36 "Verbot von Repressalien" des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Alle Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind verboten. Dies gilt auch für die Androhung oder den Versuch der Ausübung.

Wichtig! Hierbei ist dringend zu beachten, dass dieser Paragraph im Absatz (2) eine Beweislastumkehr beinhaltet. Das bedeutet, eine Benachteiligung kann als Repressalie im Zusammenhang mit einem Hinweis gewertet werden. Somit muss derjenige, der eine Benachteiligung durchgeführt hat beweisen, dass dies nicht aufgrund einer Meldung passiert ist.

⇒ Ihre WBX-Vorteile: Die Whistleblowing-Experten schützen Sie durch umfangreiche Dokumentationen und die Begleitung durch Fachanwälte bei der Bearbeitung von Hinweisen und sichern so die Beweislast.